Lokaal reserveren

Je organiseert een evenement op de campus en bent op zoek naar een gepaste locatie?

De VUB beschikt over verschillende seminarie-, vergader-, receptie- en congresruimtes die je kan reserveren, niet enkel op de campus, maar ook in de U-Residence (grondplan).

Let op! Aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld, maar de prioriteit gaat uit naar onderwijs-, onderzoeks- en administratieve taken. De aanvraagtermijn om een lokaal te reserveren, verschilt naargelang het type activiteit dat je organiseert:

  • 1 lokaal voor 1 event: minstens 3 werkdagen vooraf
  • Meerdere lokalen voor een meerdaags event: minstens 10 werkdagen vooraf
  •  Uitgebreide activiteiten (bv. studiedag): minstens 2 maanden vooraf
  • Congressen: minstens 4 maanden vooraf (stuur voorafgaand aan de reservatie een mail naar infradesk [at] vub [dot] ac [dot] be)

Belangrijke informatie voor erkende studentenkringen:

  • Indien je een betalende activiteit organiseert, zal Infradesk een PKC-nummer opvragen bij het Bsg. Pas na het ontvangen van een PKC kan er een lokaal worden toegewezen.
  • Indien het Bsg geen toestemming geeft moet de kring zelf een PKC voorzien 

Belangrijke meldingen met betrekking tot:

  • Deadlines: indien de termijnen niet gerespecteerd worden, kan de aanvraag geweigerd worden en kan een tijdige behandeling niet meer gegarandeerd worden;
  • Multimedia: een overzicht van onze audiovisuele en logistische ondersteuning kan je vinden op onze infofiche;
  • Reiniging: indien de activiteit plaatsvindt op een lesvrije- of weekenddag, wordt er een verplichte reinigingskost aangerekend (idem bij buitengewone verontreiniging);
  • Reglement: ons leslokaalreglement wordt steeds nageleefd 

RESERVATIEFORMULIER