Evenementen aanvragen

Op deze pagina kom je te weten hoe je tentfuiven en overige activiteiten aanvraagt.

Tentfuiven

De aanvraag voor een tentfuif gebeurt in drie stappen:

  1. De tent aanvragen: Als studentenkring/vereniging aangesloten bij het Brussels studenten genootschap (BSG), richt je je verzoek tot gebruik van de tent aan het BSG via e-mail: bsggtgv [at] vub [dot] ac [dot] be. Je doet dit bij aanvang van het academiejaar. Definitieve toewijzing van de tent gebeurt via lotingconvents. Het BSG doet dan de aanvraag voor het gebruik van de tent bij dienst Infradesk.

    Voor studentenkringen/verenigingen aangesloten bij BSG is de prijs van de tent:

    • Volledig: € 900 (geluid tot 5:00)
    • Geluid en drankbedeling stopt om 4:00: €600
    • Geluid en drankbedeling stopt om middernacht: €450
  2. Het veiligheidsplan en grondplan invullen: Als organisator dien je het ingevulde veiligheidsplan en grondplan in, minstens 14 dagen voor de geplande fuif, via e-mail bij de dienst Security VUB via infradesk [at] vub [dot] ac [dot] be.

    Zodra je een positief advies ontvangt, worden alle ondersteunende VUB-diensten op de hoogte gesteld van je veiligheids- en grondplan. Zo kan de nodige ondersteuning worden voorzien, indien deze werd aangevraagd. Op de dag van de fuif komt de bewaking een check doen of er aan de voorwaarden van het veiligheids- en grondplan wordt voldaan.

  3. Elektriciteit en water aanvragen: Om elektriciteit en watertoevoer te garanderen, stuur je een aparte e-mail naar infradesk [at] vub [dot] ac [dot] be. Vermeld hierin duidelijk de naam en de datum van de fuif..

Activiteiten op de campussen (bv. ontgroeningsactiviteit, …)

Voor deze activiteiten is toestemming noodzakelijk om conflicten met andere activiteiten te vermijden en de veiligheid te garanderen. Toestemming vraag je aan via infradesk [at] vub [dot] ac [dot] be.

De volgende aspecten moeten vermeld staan in je aanvraag:

  • Waar vinden de activiteiten plaats
  • Wanneer vinden de activiteiten plaats
  • Wie organiseert de activiteiten (+ contactgegevens, incl. een mobiel telefoonnummer)
  • Beschrijving van de activiteiten

Kampvuur/BBQ

Toestemming voor een kampvuur of BBQ vraag je via dit formulier dat je indient bij de bewaking. Vermeld op het formulier ook: 

  • Betreft het een kampvuur of een BBQ?
  • Het verwachte aantal personen 
  • Van wanneer tot wanneer het kampvuur/de BBQ zal duren

Esplanadeverkopen/acties

Voor promotionele activiteiten op de Esplanade (restaurant-ingang, inkomhal gebouw D, Crazy Copy Center) zoals flyeren, inzamelacties, infostandjes, ontgroeningsopdrachten, etc.), moet je toestemming aanvragen. Ontdek alles over het organiseren van activiteiten op de Esplanade.